El contexto
Un distribuidor editorial B2B
con un problema muy concreto.
Los proveedores envían liquidaciones periódicas — documentos en PDF o XLS con cientos de líneas que registran devoluciones, ventas y saldos por título. Cada línea tiene un ISBN, una cantidad y un importe.
El proceso era siempre el mismo: abrir el documento, localizar cada ISBN, copiarlo, pegarlo en el ERP, verificar que se reconocía, introducir la cantidad y confirmar. Línea a línea. Con 100 líneas por liquidación y 25-30 liquidaciones por semana, el volumen era enorme.
Y después de cada liquidación, el comercial tenía que tomar decisiones de reposición — qué títulos pedir, cuántos, teniendo en cuenta ventas recientes, stock actual y devoluciones. Antes de poder decidir, tenía que recopilar toda esa información título a título.
Flujo 1 — Liquidaciones
ISBN a ISBN.
Línea a línea. 30 minutos de media por documento.
¿Cuánto tarda realmente procesar una liquidación editorial de 100 líneas?
Cada ISBN tardaba entre 20 y 25 segundos en procesarse — localizar la línea en el PDF, copiar el ISBN, cambiar al ERP, pegarlo, verificar que se reconocía, introducir la cantidad y confirmar. Con 100 líneas por liquidación, el proceso completo ocupaba alrededor de 30 minutos. Usando 30 minutos como estimación conservadora.
De 30 minutos a 30 segundos. Una reducción de ×60 en el tiempo de procesamiento de cada liquidación.
Flujo 2 — Reposición
El comercial no perdía tiempo tecleando.
Perdía tiempo preparando para poder decidir.
Después de cada liquidación, el comercial tenía que tomar decisiones de reposición: qué títulos pedir y cuántos. Para decidir bien necesitaba cruzar ventas recientes, stock actual y devoluciones — título a título. Ese trabajo de preparación le llevaba entre 15 y 20 minutos antes de poder aplicar su criterio.
El problema no era el criterio del comercial — su conocimiento del mercado es irremplazable. El problema era el trabajo previo que tenía que hacer antes de llegar al momento de decisión.
No le quitamos el criterio al comercial. Le quitamos el trabajo de preparación que no requería criterio — para que llegue al momento de decisión con toda la información ya organizada.
El impacto total
70 horas al mes.
840 horas al año.
Dos flujos automatizados. Un administrativo que ya no introduce ISBNs. Un comercial que llega directamente al momento de decisión sin tener que preparar datos. Y 840 horas anuales de trabajo que antes no generaban valor — ahora sí.